Preguntas frecuentes Salida en Vivo
Una vez que salgamos en vivo el 01 de noviembre ¿dónde y cómo podré consultar la información histórica de las transacciones de mi unidad?
A partir del 01 de noviembre usted no podrá realizar nuevas transacciones en el sistema Financials, sin embargo, tendrá disponible la opción de consultar, lo que le permitirá acceder a las transacciones históricas que fueron registradas en el sistema.
Las transacciones que se realicen de noviembre en adelante se registrarán en el ERP de Gestión por lo que podrán ser consultadas en el nuevo sistema.
Una vez estabilizada la operación del Nuevo ERP de Gestión, el equipo técnico creará un repositorio con la información de ambos sistemas (el que será comunicado en su debido momento) para que al mediano-corto plazo, usted pueda consultar todas las transacciones (pasadas, presentes y futuras) en el mismo lugar.
¿Se modificarán los servicios de la ticketera VRE con el Nuevo ERP?
Usted podrá acceder a los mismos servicios de la ticketera, CON EXCEPCIÓN de la creación de accesos/permisos de usuarios.
Aclaraciones respecto al módulo de Expenses.
Un solicitante, por ejemplo un académico que pide un viático, puede tener múltiples delegados. El rol de delegado correspondería al asistente administrativo o la secretaria que “le tramita” el viático en el sistema.
Sin embargo, un solicitante puede ser asociado a un único “manager” (aprobador). En este sentido, un solicitante no puede tener múltiples aprobadores.
Aclaraciones respecto a solicitantes de SOLICITUDES DE COMPRA
Se van a cargar en el sistema a todos quienes fueron capacitados en el módulo de solicitudes de compra.
Las Unidades (centros de costo, ex upc) que se les asociarán en las personas solicitantes, serán extraídas desde al antiguo Financials.
El día jueves 04 se publicará para los directores económicos y directores ejecutivos los flujos: es decir, el detalle de las unidades (centros de costo) a las que tiene acceso cada usuario de su facultad o entidad. De esta manera, podrá revisar, validar, solicitar modificaciones o agregar unidades asociadas a una determinada persona.
Preguntas frecuentes capacitaciones
¿Las capacitaciones son voluntarias?
No, ya que es necesario asegurar la continuidad operacional de aquellas personas involucradas en los procesos financiero-contables
¿Qué pasa si me enfermo y no puedo asistir?
La asistencia a las capacitaciones es imprescindible, sin embargo, en caso de enfermedad o justificación se solicita excusarse con anticipación a través del director Económico o Ejecutivo. Veremos la posibilidad de generar un plan extraordinario de recuperación.
¿Si tengo dudas, a quién recurro?
1. Para temas relativos a los procesos financieros que esté revisando, el ideal es que llegue a la clase Zoom con el material leído para que en esa instancia resuelva todas sus dudas.
2. Si tiene dudas generales respecto del proceso de capacitaciones, puede recurrir al chat de soporte en finanzas.uc.cl/nuevo-erp.
3. En última instancia, si sus dudas persisten nos puede escribir a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. e intentaremos resolver su caso.
¿En qué cursos me debo capacitar?
En los considerados por su director Económico o director Ejecutivo y que puede revisar en la plataforma canvas.uc.cl. Los cursos corresponden a aquellos procesos que usted desempeña en la actualidad o que desempeñará a futuro. También pueden existir otros criterios como, por ejemplo, que se considere necesario que adquiera conocimientos para eventualmente apoyar a su equipo, de manera de asegurar la continuidad operacional de su unidad.
¿Qué plataforma se usará?
Se utilizará Canvas UC en la dirección canvas.uc.cl donde se publicará todo el material. En el caso de los cursos sincrónicos además de poder revisar los materiales en Canvas, se usará Zoom para las sesiones en directo con los relatores del equipo ERP. Además, tendrá las claves de usuario del propio ERP para su uso y prueba durante todo el periodo de capacitaciones.
¿Me puedo inscribir a otro curso?
Puede comunicarse con Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y evaluaremos con el director Económico o director Ejecutivo de su unidad, la incorporación a las materias de su interés, por medio de un plan extraordinario de capacitación a implementar en el mediano plazo.
¿Cómo serán las inscripciones?
Para lograr cumplir con los plazos del proyecto y dado el volumen de usuarios, el calendario de capacitaciones no tendrá inscripción, sino que serán informadas las fechas en que a cada persona le toque participar.
No me llegó el usuario/contraseña del ERP
Debió llegarle un mail indicando usuario y contraseña del ERP. Si no llegó, favor ingresar al curso básico inicial y revisar video "Cómo recuperar contraseña". Si luego de eso aún continua sin acceso, favor comunicarse al chat de soporte disponible en el sitio del Nuevo ERP en finanzas.uc.cl/nuevo-erp
No me llegó el usuario/contraseña del LMS Canvas UC
El usuario y contraseña del LMS es su mismo usuario y contraseña UC, es decir, el mismo con que accede a Mi portal UC.
¿Cómo/dónde ingreso para ver las clases y el material?
Ingrese a canvas.uc.cl. Debe ingresar con su usuario y clave UC.
¿Qué requisitos técnicos necesito para ver el material?
Un reproductor de video y sonido, PDF (acrobat reader), navegador Chrome y conexión a internet.
¿Hasta cuándo puedo hacer el curso?
Cada sesión tendrá un plazo definido que conocerá a tiempo (inicio, fin, sesiones presenciales, links) y deberá realizar el curso dentro de ese periodo. Los materiales del curso quedarán disponibles sólo para consultas posteriores, en la plataforma hasta el 31 de diciembre.
¿Puedo entrar por el celular?
Si bien se puede, no es el ideal ya que lo óptimo es que pueda revisar las pantallas del ERP y practicar en clases.
¿Pierdo todo si estoy haciendo el curso y se cae internet?
Nunca perderá el material del curso, pero si perderá la sesión en directo. Para solucionar la ausencia comuníquese con Gestión del Cambio para revisar la estrategia de recuperación.
¿Para qué me sirve el material de clases?
Para seguir el paso a paso de la transacción y entender cómo se realiza el proceso en el Nuevo ERP.
¿Puedo bajar el material o estará todo online?
Si, puede bajar el material y además estará online.
¿Cómo/dónde ingreso para asistir a la clase?
Cuando usted ingrese a canvas.uc.cl estará publicado el link Zoom de la clase sincrónica de su curso-sección. Es muy importante que ingrese al link correspondiente a su sección de curso.
¿Quién es el instructor?
Existirán tríos compuestos por personas de la dirección de Finanzas y por personas de algunas unidades que han participado y apoyado la implementación del Nuevo ERP.
Si tengo que salir porque tengo una reunión ¿puedo volver o quedo ausente?
Se registrará el porcentaje de asistencia que estará determinado por el tiempo de conexión a la sesión Zoom. El mínimo requerido es de 75% de asistencia (tiempo de conexión en Zoom).
¿Cómo/dónde ingreso para rendir la evaluación?
La evaluación estará disponible en la misma plataforma del curso. Accede con su usuario y clave de correo UC.
¿Cuáles son los criterios de evaluación?
Se aprueba con 75% de respuestas correctas y tiene hasta 3 intentos para rendir la evaluación. Tenga presente que el único objetivo de la evaluación es verificar que usted aprendió a operar y se familiarizó con las transacciones propias en el sistema Nuevo ERP de Gestión, Oracle Cloud. Si no aprueba, no se preocupe, buscaremos la manera de apoyarlo para que adquiera los conocimientos de uso del Nuevo ERP.
¿Qué pasa si no apruebo en los 3 intentos?
Si no alcanzo el porcentaje de aprobación buscaremos instancias de apoyo y de acompañamiento. Nuestro objetivo es que los usuarios puedan operar en el Nuevo ERP y además contar con un indicador de qué tan preparados estamos como universidad para utilizar el sistema, evitando mayores contratiempos durante el periodo de ajustes.
¿Van a publicar las notas?
Son personales, es decir sólo usted podrá ver sus notas o porcentaje de aprobación en la misma plataforma del curso.
¿Qué tiempo tengo para responder el formulario de evaluación?
Tiene 48 horas para completar los 3 intentos.
¿Qué pasa si entro a una sesión y no tengo acceso al sistema CANVAS ni ERP?
Usted no debe ingresar a una sesión de clase Zoom (aunque le compartan el link) si no está debidamente enrolado en el programa de las capacitaciones, pues precisamente al no estar inscrito en las capacitaciones no tendrá acceso a Canvas, ni clave de Acceso al ERP.
Lo primero que le recomendamos es ir a la sección participa de nuestro sitio web pinchando aquí y con su rut verificar si está o no inscrito en los cursos de capacitación.
Si no está inscrito, le pedimos por favor converse con su director Económico o director Ejecutivo para ver la posibilidad de incluirlo en el programa y así poder crear y entregarle sus credenciales.
Si al buscar con su RUT ve sus cursos y aun así no puede entrar a las plataformas, por favor, póngase en contacto con nosotros por medio de los canales de soportes publicados.
Preguntas Generales
*Si tienes preguntas, por favor envíalas a través del formulario al final de esta sección
¿Por qué la Universidad impulsa un proceso de Transformación Digital?
Porque la Transformación Digital permitirá, como anunció el Rector, “favorecer una mejor docencia, mejorar el trabajo y también los procesos internos de gestión de la universidad.”
¿Qué es un ERP?
Podemos definir un ERP (Enterprise Resource Planning) como un software de gestión empresarial compuesto por varios módulos, que permite gestionar cada área de negocio y automatizar sus procesos internos. Además, un ERP facilita el flujo de información dentro de una organización para que las decisiones de negocio puedan estar basadas en datos.
¿Para qué implementaremos este sistema ERP y posterior EPM?
Para mantenernos dentro de los rankings de excelencia, tanto en lo académico como también en términos de procesos y sistemas de gestión financiera. El nuevo sistema permitirá apoyar la toma de decisiones de la universidad, al proveer información confiable y oportuna.
¿Cuántas etapas tendrá y cuánto tiempo durará el proyecto?
El proyecto consta de 4 etapas durante 14 meses de implementación.
• Engage: etapa en la cual se confirma la factibilidad y el alcance del sistema. Además, se mapean los objetivos de negocio a la solución.
• Atención (Focus): etapa en la que se establece el gobierno y estrategia del proyecto. Además, se inician los talleres de familiarización con la solución.
• Refinamiento (Refine): etapa en la cual se realizan iteraciones de configuración y se define el plan de transición.
• Habilitar (Enable): es la etapa donde se finalizan los elementos para salida en producción y se prepara a los usuarios.
• En Operación (Live Operative): en esta etapa el sistema está en productivo siendo indispensable el soporte y monitoreo de la solución.
* Los nombres en inglés responden a la metodología Oracle.
¿Cuáles son las áreas involucradas y módulos del proceso de implementación?
El proyecto involucra a cuatro áreas principales con sus respectivos procesos:
• Finanzas: Base, Inventario, Gastos e Ingresos (ERP)
• Proyectos (ERP)
• Compras y Abastecimiento (ERP)
• Gestión (EPM)
En tanto, el equipo de proyecto está organizado por medio de mesas (o frentes) de trabajo compuestas por los siguientes módulos:
¿Por qué este sistema impulsará la Transformación Digital de la UC?
Porque al ser parte de un esfuerzo institucional por mejorar los procesos internos de gestión y modernizar los sistemas financieros, esta implementación permitirá obtener nuevas tecnologías y competencias organizacionales para adaptarnos ágilmente a los desafíos impuestos por la pandemia y los cambios constantes de la actualidad.
Preguntas Estructura Contable
*Si tienes preguntas, por favor envíalas a través del formulario al final de esta sección
¿Cómo funcionarán los comprobantes contables?
Se mantendrá en la contabilidad financiera los GL afectos y en el mundo presupuestario los Traspasos Presupuestarios TP.
¿Quién los aprobará?
En el nuevo sistema se ha establecido un workflow de probación para los comprobantes contables lo que facilitará su contabilización.
¿Qué permitirá la unión de la unidad-proyecto?
Facilitará en forma estándar realizar agrupaciones para reportes o informes.
¿Por qué se creó el segmento ACTIVIDAD?
Para poder obtener agrupaciones de operaciones y lograr resultados por líneas de negocios.
¿Para que existen códigos futuros?
En caso de que sea necesario y para obtener más información se han dejado habilitado códigos extras para nuevos análisis.
¿De qué forma me ayudarán las reglas de validación?
Permitirá disminuir los errores de imputaciones al dejar limitados los accesos.
¿Existirán reportes para las unidades?
Si, todo el tema de reportería esta mejorado y serán de fácil manejo y/o generación.
Preguntas Compras y Abastecimiento
*Si tienes preguntas, por favor envíalas a través del formulario al final de esta sección
¿Cómo será el nuevo proceso de compras?
El proceso constará de los siguientes pasos:
1- El solicitante de la Unidad, por ejemplo, un encargado de laboratorio o una secretaria, realiza la solicitud.
2- El Aprobador configurado para la Unidad, por ejemplo un jefe de finanzas, director económico de gestión, etc. aprueba la solicitud.
3- En caso de que exista un acuerdo con el Proveedor registrado en el ERP, la Orden de Compra se emite, aprueba y envía al Proveedor automáticamente y se pasa al paso 5.-).
En caso de que no exista un acuerdo con el Proveedor registrado en el ERP, las solicitudes son recibidas por el área Central de Compras.
4- El área Central de Compras negocia con los proveedores y genera una Orden de Compra.
5- El proveedor recibe la Orden de Compra y luego entrega los productos o servicios.
6- El solicitante de la Unidad realiza el proceso de recepción de los productos y/o servicios.
7.- El Proveedor emite factura (solo se aceptarán Facturas por los bienes o servicios efectivamente recepcionados).
¿Qué pasa con los proveedores que tengo hoy?
Se seguirá trabajando con los proveedores actuales, no obstante lo anterior, el área Central de Compras podrá ofrecer otras alternativas, sin retrasar el proceso para la Unidad.
¿Cómo se creará un proveedor en el nuevo proceso?, ¿Cómo y a quién solicito su creación?
Los Proveedores pueden ser creados directamente en el ERP o bien se puede utilizar un formulario web. En el Formulario web, el proveedor puede completar sus datos para poder ser un potencial proveedor UC. Este formulario también puede ser completado por la Unidad.
El registro del proveedor siempre será validado por el área Central de Compras antes de pasar a formar parte del Maestro de Proveedores.
¿Cómo lo haré ahora para pedir una compra? ¿Cómo se procederá en los casos donde hay acuerdos o convenios?
El Solicitante deberá ingresar al módulo de Autoservicio (Self Service), para crear una solicitud de pedido, la cual una vez creada debe ser aprobada por el aprobador registrado para la Unidad.
En el caso de que exista un acuerdo con el proveedor, se emitirá automáticamente la Orden de Compra y se enviará al proveedor; si no existe un acuerdo, el área Central de Compras buscará oportunidades (cotizaciones, negociaciones, acuerdos) y emitirá, aprobará y enviará al Proveedor la Orden de Compra.
Si no tengo saldo en mi centro de costo (Unidad Proyecto Caja) ¿Puedo iniciar un proceso de compra?
Sí.
¿Qué sucede si el solicitante asigna erróneamente la cuenta contable o hay otro problema que implica que se deba editar la solicitud, pero esta ya fue aprobada?
El Solicitante puede modificar la Solicitud mientras aún no esté aprobada por el Aprobador correspondiente.
Si la Solicitud ya fue Aprobada pero no tiene una Orden de Compra generada, el solicitante puede anular la solicitud, en caso contrario debe comunicarse con el área Central de Compras.
¿En qué instancia y cómo puedo anular una Solicitud ya aprobada?
Si es que no tiene una Orden de Compra generada, el solicitante puede anular la solicitud. En caso contrario, el área Central de Compras debe anular la Orden de Compra si es posible.
¿Qué va a pasar con las compras que tengo pendientes cuando comience el nuevo ERP?
Procedimiento facturas emitidas previas a noviembre 2021 document descargar (333 KB)
Estas Órdenes de Compra deberán quedar pendientes de recepcionar en el nuevo ERP.
¿Podré comprar directamente y no pasar por el área Central de Compras?
Si la compra que realiza es de acuerdo (hay un acuerdo cargado en el sistema) sí se podrá, de lo contrario es el área Central de Compras quien debe realizar la Orden de Compra.
Si tuve que comprar algo urgente, ¿Cómo regularizo esto en el sistema?
Se debe considerar que las facturas que no son pagadas al contado para ser aceptadas deben venir con la Orden de Compra correspondiente en el campo de referencia.
Debido a lo anterior, si se realiza una compra sin Orden de Compra, entendemos que la Unidad está pagando al contado y que además se está ajustando a las normas y procedimientos establecidos. En este caso, procede dar el tratamiento de una devolución de gastos, lo cual debe rendirse en el módulo de Expenses del nuevo ERP."
¿Puede anularse una Orden de Compra?, ¿En qué instancia?
Sí, se puede anular una Orden de Compra mientras no se encuentre con recepciones. En caso de tener alguna recepción asociada, se debe revisar el caso con el área Central de Compras.
¿Cómo será el nuevo proceso de recepción?, ¿Necesito la guía de despacho u otro documento obligatoriamente?
El Solicitante deberá realizar el proceso de recepción, el cual ahora no será más que la conformidad de que los productos o servicios solicitados fueron recibidos (no será necesario realizar ningún proceso financiero asociado en este control de recepción). Debido a lo anterior, no es necesario registrar el documento de despacho u otro para poder realizar la recepcion en el nuevo ERP. Es importante destacar que solo al realizar la recepción, la factura que emita el proveedor por esta compra podrá ser aceptada.
¿Cómo me aseguro que la cuenta contable de la compra sea la que necesito?
Revisando el flexfield contable en la instancia de la creación de solicitud (Solicitante) y en la aprobación (Aprobador).
¿Cómo mejorará el nuevo sistema y el nuevo proceso del registro contable?
La cuenta será visible para el usuario (Solicitante y Aprobador) y estará asociada a la categoría de compra. Además, no existirán artículos genéricos.
¿Por qué es importante un registro o imputación de cuentas correcto para las unidades?
Para poder generar información que permita la correcta toma de decisiones, en el momento oportuno.
CATEGORÍA DE COMPRAS
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