Traspasos Presupuestarios

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¿Que es un Traspaso Presupuestario (TP)?
Requisitos para que un TP sea aprobado
Como hacer un TP si usted no tiene acceso a Financials
Autorización especial para traspasar fondos de disponibles presupuestarios

¿Que es un Traspaso Presupuestario (TP)?

Los traspasos presupuestarios son transferencias de fondos desde un proyecto a otro o bien, de un disponible a otro dentro del mismo proyecto. El motivo de un traspaso puede ser el pago de un bien o servicio o bien el aporte de fondos (es equivalente a una donación). En cualquiera de los dos casos, un traspaso cumple dos etapas.

Los Traspasos Presupuestarios se digitan en el sistema Financial, y luego se aprueban (contabilizar). La digitación es el registro de un asiento, y la aprobación es que el asiento haya pasado requisitos para que éste opere.


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Requisitos para que un TP sea aprobado

Requisitos:

  • El traspaso no debe contener cuentas de disponible, es decir, no se ha codificado con cuentas del agrupador 110010. Un traspaso en la mayoría de los casos debiera contener sólo cuentas de ingreso y gastos. En oportunidades especiales existen cargos y/o abonos a cuentas de activo o pasivo, como por ejemplo en una colocación o en la venta de activos entre unidades.
  • El TP no debe contener una cuenta de egreso no autorizada, las cuales corresponden a dos tipos

    Traspasos de aporte de presupuesto, cuentas 420811 a la 420818.
    Traspasos para aportar fondos presupuestarios, cuentas 420712 a la 420718
    Las primeras son de uso exclusivo de presupuesto y las segundas sólo pueden ser utilizadas en casos calificados y autorizados por el Director de Presupuesto.

    Esta restricción es válida sólo para el o los flexfield que registran egreso. Financials no valida el flexfield del ingreso.
  • Que el disponible del proyecto desde el cual se giran los fondos tenga saldo suficiente para cubrir el egreso

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Como hacer un TP si usted no tiene acceso a Financials

La recepción de un TP es en la Subdirección de Servicios a Unidades, consiste en asignarle un folio a éste, luego se digita en el sistema financial, se archiva una copia en Subdirección de Servicio a Unidades por espacio de tres meses, y dos copias son enviadas a la unidad que generó el traspaso presupuestario.

La obligación de la recepción, y de todas las instancias posteriores, es verificar que la persona que firma el traspaso tenga registro de firma vigente, y que corresponda a la unidad que egresa fondos en el TP.

El digitador tiene la obligación de ingresar y aprobar el TP en el sistema, con un desface de no más de medio día después de haber sido recepcionado éste.


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Autorización especial para traspasar fondos de disponibles presupuestarios

Si la Unidad es centralizada en TP, es decir no ingresa información en forma directa al sistema financial, sino que mediante el Formulario de TP solicita a Finanzas, éste formulario debe venir autorizado por el Director de Presupuesto (firmado).

En el caso de solicitar la autorización una Unidad descentralizada en registros de TP en el sistema financial, la Unidad debe registrar el asiento de traspaso y por correo electrónico solicitar a Director de Presupuesto su aprobación. De ser aprobado la Dirección de Presupuesto contabilizará el TP.


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