Orden de Pago - Orden de Compra

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¿Qué es una Orden de Pago - Orden de Compra?
¿Qué hacer para solicitarla ?
Ejemplos de pagos que se cursan con una Orden
Como completar el formulario Orden de Pago - Orden de Compra
¿Donde se despacha la Orden de Pago - Orden de Compra?
¿Como compruebo que Finanzas recibió la Orden Pago - Orden de Compra?

¿Qué es una orden de Pago?

La orden de pago u orden de compra es el formulario interno UC. Lo utilizan las Unidades para solicitar a la Dirección de Presupuesto y Finanzas formalmente el pago de un documento contable (Ej: factura de compra), o el pago a un empleado (Ej: fondo a rendir o viático).


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¿Qué hacer para solicitarla?

Las Unidades deben completar el formulario de orden de pago u orden de compra, y junto a la factura deben despacharlos a Contabilidad.


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Ejemplos de pagos que se cursan con una Orden de Pago u Orden de Compra 

Por ejemplo:

  • Factura de compra: la Unidad da orden de pago, a la factura de compra de productos y/o servicios entregados por un proveedor.
  • Boleta de honorarios: la Unidad da orden de pago a la persona que presto sus servicios.
  • Fondos a rendir: la Unidad da orden de pago al fondo a rendir a nombre de un empleado.
  • Viático: la Unidad da orden de pago por concepto de viático a un empleado.
  • Orden de pago u orden de compra sin documento adjunto: la Unidad da orden de pago para un alumno por concepto de beca.

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Como completar un formulario de Orden de Pago - Orden de Compra

PRIMERA PARTE:

  • RUT Nº: RUT de la persona natural o jurídica a la cual se le pagan los servicios o bienes.
  • Razón Social: Nombre de la empresa o de la persona natural (en este caso se deben escribir primero los apellidos y posteriormente los nombres).

 

  • Número del documento: Número de la boleta de honorarios o factura que se paga. En caso de que corresponda a un fondo a rendir, un anticipo o cualquier pago que no tenga un documento asociado, este campo se deberá dejar en blanco y posteriormente se completará con el número de folio.

    Si se paga más de un documento, en el espacio del Número del documento se deben registrar el Nº de todos los documentos (facturas, notas de crédito).

SEGUNDA PARTE:

  • Seleccionar a qué corresponde la OP-OC, marcando con una cruz el casillero correspondiente. Las posibilidades son: Factura, Nota de crédito, Fondo a rendir, Viático, Boletas de honorarios u Otros.
  • En caso de ser factura, se indicar si da derecho a 100% de IVA, marcando el casillero afecta, si es del tipo proporcional o si corresponde a factura exenta.
  •  En el caso de ser factura que no tenga derecho a IVA corresponde seleccionarla en Otros.
    Si la opción es “Otros”, se debe mencionar a qué corresponde escribiéndolo bajo la leyenda “Otros”.



Requerimientos de las Facturas de Compra que dan derecho a IVA Proporcional:

  • Debe venir el original de la factura en la orden de pago - OC.
  • La factura a nombre de la Universidad R.U.T. 81.698.900-0
  • La fecha de la factura debe estar dentro de los dos meses anteriores al mes en que ingresaremos la información al sistema.
  • Sólo se clasifica como IVA proporcional las facturas que corresponden a Unidades que no tengan relación con alumnos y que tengan ventas con IVA.
  • Un ejemplo es las facturas de compra por artículos de escritorio que tienen IVA proporcional.



Requerimientos de Facturas de Compra con derecho a crédito IVA 100%:

  • Debe venir el original de la factura en la orden de pago - OC.
  • La factura a nombre de la Universidad R.U.T. 81.698.900-0
  • La fecha de la factura debe estar dentro de los dos meses anteriores al mes en que ingresaremos la información al sistema.
  • Sólo se clasifica como IVA 100% las facturas que corresponden a Unidades que no tengan relación con alumnos, que tengan ventas con IVA, y que la Unidad haya mencionado en la orden de pago “da derecho a crédito fiscal 100%”.



Facturas de Compra clasificados en “Otros”. Este tipo de factura no va al Libro de Compras.

  • Si la factura no clasifica en los anteriores grupos es Otros.



Requerimientos de Facturas de Compra como Exentos:

  • La factura dice explícitamente Exenta, como por ejemplo pasajes, alojamiento etc,



TERCERA PARTE:

Por concepto de:
Este campo se llena con la glosa descriptiva para poder determinar a qué corresponde el pago. Se registrará en el campo descripción del documento en Financial.

Con cargo a:
Completar con el Flexfield completo de dónde se deben cargar los egresos de fondos ( Cía-Cuenta-Unidad-Proyecto-Tipo de Fondos).

La suma de:
Es la cantidad a pagar en la OP-OC escrita en palabras.

Observaciones:
En este campo se deben mencionar datos importantes como pagos parciales de facturas, anticipos a un proveedor (previo a la llegada de la factura) o devoluciones de gasto.

Nombre:
Nombre del responsable con poder de firma para egresar fondos de la unidad.

Firma:
Firma del responsable identificado.

Preparado por:
Persona que prepara el documento para ser autorizado y firmado.

Anexo:
Anexo de esta última.


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¿Donde se despacha la Orden de Pago - Orden de Compra ?

Se despacha a la Subdirección de Contabilidad, Alameda 406 segundo piso. En el caso de los pagos a boletas de honorarios de funcionarios, deben ser despachadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (DAP) Alameda 406 tercer piso. La DAP luego de revisar el honorario, envía la Orden de Pago Subdirección de Contabilidad para que siga su curso.


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¿Como compruebo que Contabilidad recibió la Orden de Pago - Orden de Compra?

La recepción de Subdirección de Contabilidad da un Nº de folio a la orden de pago u orden de compra, y envía la copia blanca para la Unidad para que ésta tenga un respaldo de la recepción.

El documento contable que respalda la Orden de Pago u OC es digitada en el sistema financial, a continuación otra persona la revisa y pasa al proceso de pago automático. De acuerdo al documento contable (razón socia) que paga la orden (categoría), ésta va asociada a un grupo de pago, y a una fecha de pago determinada por un calendario, según la fecha de recepción de la orden de pago.


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